Assistenz (m/w/d) in der Protokollabteilung / Job / Arbeit / Vollzeit

# Zur Bewerbung einfach den nachfolgenden Link nutzen:

https://www.xing.com/via/jobs/berlin-assistenz-der-protokollabteilung-120135320?sc_cmp=parb043f14e

**(kopier den Link in die Adresszeile des Browsers und los geht‘s)**

# --------

# Über uns

**Wir bieten**

* Fahrrad und Pkw-Stellplätze vorhanden
* Aussicht auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag
* Arbeitsplatz in der Nähe des grünen Tiergartens
* Als Feiertage gelten die gesetzlichen Feiertage des Landes Berlin und einige japanische Feiertage
# Aufgaben

**Aufgabengebiet**

Betreuung des Terminkalenders eines Diplomaten:

* Terminplanung und -koordination
* Kommunikation mit externen Ansprechpartnern
* Logistische Vorbereitung von Terminen (wie Hotel-, Flug- oder Zugbuchungen)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation:

* Bearbeitung von Einladungen und Anfragen
* Führen der Korrespondenz
* Datenbankpflege
* Archivierung
Weitere Aufgaben:

* Organisatorische Vorbereitung und Hilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen der Botschaft
* Betreuung von Gästen
* Allgemeine Tätigkeiten der Sachbearbeitung
Arbeitszeit: Vollzeit (38,75 Stunden pro Woche)

Beschäftigungsdauer: Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr, es besteht aber die Möglichkeit der Verlängerung.

# Profil

**Grundlegende Anforderungen**

* Abgeschlossene Hochschulausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich, besonders internationale Beziehungen oder Politik von Vorteil
* Beherrschung der deutschen Sprache auf muttersprachlichem Niveau
* Sehr gute Englischkenntnisse
* Japanischkenntnisse sind wünschenswert
* Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
* Sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und Access)
* Gute Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und Sicherheit im schriftlichen Ausdruck
* Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten
* Teamfähigkeit
# Kontakt

Wir möchten darauf hinweisen, dass Interviews mit Bewerber/innen, die in die engere Wahl kommen, ggf. schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist geführt werden.

Zu den Bewerbungsgesprächen erfolgt eine gesonderte Einladung. Eine Erstattung von Fahrkosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist leider nicht möglich.